TANYA
Gus Massar, saya sudah dua bulan ini dipromosikan menjadi manajer operasional sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri makanan dan minuman ringan. Sebelumnya, saya adalah asisten manajer yang dianggap berprestasi dan berkinerja baik. Namun, saya merasakan selama dua bulan ini menjadi manajer, saya sangat letih dan sering dongkol. Saya merasa staf dan bawahan saya lambat dalam bekerja. Beberapa bahkan melakukan kesalahan sehingga terpaksa saya yang harus mengambil alih dan menyelesaikan. Saya jadi terlalu sibuk mengerjakan pekerjaan staf dan bawahan saya. Saya terkadang muncul pikiran ingin resign saja. Saya jadi stress, Gus. Apa yang harus saya lakukan, Gus?
Agus Purnomo, Kendal, Jawa Tengah
JAWAB
Pak Agus, seorang manajer harus bekerja dengan sistem manajemen. Jika masalah tumbuh dan membesar lebih cepat dari kemampuan Anda sebagai manajer dalam menyelesaikannya, maka Anda tidak akan punya waktu untuk membangun sistem manajemen. Terus berputar seperti itu membentuk siklus dan lingkaran setan. Dalam hal ini, kompetensi bawahan Anda perlu dilatih dan ditingkatkan. Mekanisme antar staf, antar divisi, antar departemen, atau antar bagian harus berjalan. Staf harus terampil bekerja dalam struktur organisasi. Pembagian kerja harus jelas. Siapa yang bertanggung jawab terhadap apa, harus jelas. Ketika satu pekerjaan dikerjakan berulang kali maka yang harus dikerjakan justru tidak dikerjakan. Ini juga persoalan efisiensi waktu. Manajemen waktu.
Anda harus memutus mata rantai yang membentuk lingkaran setan tersebut. Mungkin Anda harus keluar tenaga ekstra dan menyisihkan waktu ekstra. Anda harus melatih staf-staf Anda. Buat mereka lebih terampil, disiplin, dan tertib bekerja dalam sistem yang Anda tetapkan. Sesekali mungkin Anda boleh mengerjakan pekerjaan. Namun, tugas utama Anda adalah menetapkan tujuan, merencanakan, membagi kerja, mengontrol, dan yang terpenting, mendidik staf. Anda hanya bisa mendidik kalau Anda sendiri terus berkembang. Anda hanya bisa berkembang kalau Anda terus belajar. Anda hanya bisa belajar kalau Anda punya waktu yang tersisa.
Makanya, Anda harus kosongkan setengah dari waktu Anda untuk belajar dan mengembangkan diri. Pastikan pekerjaan Anda dikerjakan oleh staf. Untuk bisa begitu, Anda memang harus investasi dulu mendidik mereka. Kalau diperlukan, Anda bisa mendatangkan dan mengundang trainer yang sudah berpengalaman dan pakar di bidangnya meskipun itu senior dari perusahaan lain. Dengan begitu, Anda tidak menjadi manajer yang babak belur mengurus pekerjaan staf yang tidak beres. Demikian yang bisa saya sampaikan. Semoga sudah terjawab pertanyaan Anda. Salam.